Procès-verbaliste, ça consiste en quoi exactement ? Le nombre de fois qu’un-e procès-verbaliste entend cette question... Il s’agit en fait de personnes qui rédigent des comptes-rendus de réunion au sens large du terme.
Le terme le plus approprié, probablement le plus explicite et surtout français, est «rédacteur».
Etre procès-verbaliste (ci-après rédacteur-trice) est bel et bien un métier d’écriture auquel recourent par exemple, les hautes instances d’une entreprise, des administrations publiques pour disposer de textes de consignation comme acte juridique. Ecrire un procès-verbal (PV) relève d’une obligation légale et/ou d’une disposition inscrite dans un règlement intérieur.
Les PV peuvent être de différents types, décisionnel uniquement, compte-rendu synthétique, détaillé comme dans le cadre de conseils d’administration, commissions, comités. Ils prennent leur essence pendant les séances qui sont en principe enregistrées.
De la préparation à la rédaction
Pour ce qui concerne des séances complexes, le rédacteur aura pour tâche la préparation des séances en étudiant les dossiers, la prise de note du début à la fin de la séance, la rédaction sur la base de ces notes, des documents et parfois de l’enregistrement en support complémentaire - surtout quand il s’agit de séances très techniques, de haute importance comme dans le cadre d’instances dirigeantes.
Le rédacteur peut être amené à écrire des PV, concis, détaillés avec des synthèses en annexe, ou stricto sensu. Dans les deux premiers cas, il s’agit d’un véritable travail de rédacteur qui est complexe.
Une excellente compréhension des sujets traités et des interventions des participants est indispensable pour garantir une clarté et une précision rédactionnelle maximale, tout en étant synthétique.
Pour des procès-verbaux de Conseils par exemple, le rédacteur pourra contextualiser le sujet abordé en introduction ce qui permettra de mieux comprendre le sens des interventions qui suivent. Prévoir des synthèses en encadré récapitulant les points principaux soulevés par les membres de l’assemblée est également un élément qui renforcera la qualité des PV. Sans cette qualité, les textes n’auront aucune valeur dans le temps et ne seront pas exploitables. Plus un PV est clair, net et précis, plus il sera réutilisable et exploitable dans le temps que ce soit par les services internes ou par des organes de contrôle interne et/ou externes.
La rédaction principale consiste à rapporter les propos des participants. Pour y parvenir, il faut avant tout saisir parfaitement le sens du message et le contenu. Cela s’apparente en quelque sorte à un exercice de traduction du langage parlé au langage écrit. On y parvient seulement si l’on a une compréhension parfaite du message de l’orateur.
Rapport présenté lors d'assemblée élargie
Dans certains cas, le rédacteur peut être également amené à rédiger un rapport de séance qui pourra être présenté à une assemblée plus large.
Les PV ont une valeur légale et sont des condensés des dossiers traités, analysés, débattus et commentés. Des notes internes et parfois des présentations les complètent. Chaque document correspond à un niveau d’information différent mais ont tous en commun de constituer une aide précieuse à la prise de décision finale. Les PV prennent toute leur place comme traçabilité légale de tous les travaux d’analyse et de réflexion que pourront mener des Comités pour formuler des préavis et des Conseils d’administration pour les prises de décision.
Comment devenir procès-verbaliste?
Pour exercer un tel métier au top niveau, les rédacteurs peuvent avoir des profils différents mais avec un minimum de cursus universitaire complété par une formation professionnelle (journalisme, communication, traducteur, etc). Il n’est donc pas rare de voir des journalistes, principalement de presse écrite, se reconvertir dans un métier purement rédactionnel. Le procès-verbaliste peut également venir des métiers de la communication ou de tout autre domaine (économique, littéraire), pourvu qu'il ait un esprit de synthèse, des capacités de compréhension rapide, une faculté à appréhender les sujets les plus divers et à l’évidence une grande aisance rédactionnelle et surtout le goût du métier. Le profil de généraliste est idéal.
Souvent vu comme un métier rébarbatif et très complexe, il ne suscite pas beaucoup de vocations. C’est bien là une grande erreur car il s’agit au contraire d’un métier très enrichissant, une véritable école que d’assister à des séances où les sujets les plus divers sont traités.
Ce métier est quelque peu marginal. Dans une grande structure, une seule personne pourra suffire en termes de ressources. Cette fonction peut faire partie des postes administratifs, bien qu’il ne s’agisse pas d’une fonction purement administrative, mais au contraire d’un métier d’écriture à part entière et intellectuel. Ce qui rend souvent difficile son positionnement et sa reconnaissance à sa juste valeur.
Article écrit par Béatrice Brunner, France
Profil :
Etudes de lettres niveau bachelor complétées par une formation de deux ans dans le journalisme presse écrite spécialisée. Journaliste RP (FSJ et USPS) pendant 14 ans. Rédactrice-procès-verbaliste depuis 14 ans.